Universidad Católica del Norte podrá rendir cuentas con copias o fotocopias autentificadas cuando se trate de documentos que deba mantener en sus dependencias para…

N° 67.335 Fecha: 13-IX-2016 La Universidad Católica del Norte consulta si procede rendir cuenta al Gobierno Regional de Coquimbo (GORE) de los recursos que, como entidad ejecutora, ha invertido en los 12 proyectos correspondientes al “Fondo de Innovación para la Competitividad” (FIC) que detalla, mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o funcionario autorizado para ello. Funda su petición, en que la normativa tributaria le impone la obligación de conservar los antecedentes auténticos en sus dependencias, para los procesos de fiscalización que efectúa el Servicio de Impuestos Internos (SII). Requerido su informe, el GORE manifiesta que mientras esa casa de estudios no obtenga la autorización de esta Contraloría General para proceder del modo propuesto, mantendrá observadas las cuentas que le ha rendido la peticionaria. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a este Organismo Contralor, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con su resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, o su resolución N° 30, de 2015, que reemplazó a la primera para aquellos traspasos que tengan lugar a contar del 1 de junio del año 2015. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, los artículos 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y 4° de la aludida resolución N° 30, previenen que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade el inciso segundo de esta última preceptiva que en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. Al respecto, y según se informó en el dictamen N° 39.842, de 2016, de este origen, el SII ha manifestado que con arreglo al anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia. Por lo anterior, el SII ha estimado que tal razón constituye uno de los motivos calificados que, acorde con el artículo 4° de la citada resolución N° 30, autorizan a mantener la documentación auténtica en poder del contribuyente. Ahora bien, de conformidad con la anotada preceptiva sobre rendición de cuentas, a esta Contraloría General le compete calificar aquellos casos en los que podrá aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Así, mediante el aludido dictamen N° 39.842, de 2016, entre otros, este Órgano Fiscalizador dispuso que, con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de los caudales que allí se indican pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder. En razón de ello, cabe concluir que la Universidad Católica del Norte podrá presentar copias o fotocopias autentificadas por el funcionario a quien de acuerdo con el ordenamiento jurídico le corresponda actuar como ministro de fe, solo en la medida que, para cumplir con su obligación de rendir cuenta de los 12 proyectos FIC en consulta, deba entregar la documentación contemplada en el artículo 17 del Código Tributario. Con todo, cumple con manifestar que la precitada autorización se extiende únicamente a los documentos tributarios y no a todos los antecedentes que conforman el respectivo expediente de rendición, tal como se ha establecido, entre otros, en el dictamen N° 53.793, de 2016. Transcríbase al Gobierno Regional de Coquimbo. Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República