Rendición de cuentas con copias autentificadas por obligación tributaria de conservar originales

N° 5.865 Fecha: 27-II-2019 La Contraloría Regional de Coquimbo ha remitido a esta Sede Central la presentación efectuada por don nombre reservado por medio de la cual solicita autorización para que la Universidad Central de Chile pueda rendir cuentas del uso de los fondos entregados por el Gobierno Regional de Coquimbo con fotocopias autentificadas por un ministro de fe o funcionario autorizado para ello, en el marco del proyecto “Realidad inmersiva e innovación tecnológica astroturismo” código BIP RUT reservado, atendido a que dicha Casa de Estudios requiere los documentos originales para su contabilidad y posterior elaboración de sus estados financieros, como también la entrega de información al Servicio de Impuestos Internos -SII-.

Cabe tener presente, que se tuvo a la vista el informe emitido por la Intendenta Regional de la Región de Coquimbo.

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades.

A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de esta Entidad de Fiscalización.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original, mientras que su inciso segundo agrega que, en casos calificados por esta Contraloría General, podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Por su parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario.

Al respecto, el SII se ha pronunciado mediante los oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia.

Ahora bien, acorde con la preceptiva sobre rendición de cuentas de la Contraloría General, a esta Entidad de Control le compete calificar aquellos casos en los que podrá aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Así, este Órgano Fiscalizador consignó, mediante el dictamen N° 67.332, de 2016, entre otros, que con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de los caudales que allí se indican pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder.

En este sentido, cabe concluir que la Universidad Central de Chile podrá presentar copias o fotocopias autentificadas únicamente respecto de aquellos documentos que deba rendir cuentas al Gobierno Regional de Coquimbo con la documentación contemplada en el artículo 17 del Código Tributario, en relación con el proyecto “Realidad inmersiva e innovación tecnológica astroturismo” código BIP RUT reservado (aplica dictamen N° 26.313, de 2017, de este origen).

En este contexto, cumple con manifestar que la precitada autorización se extiende únicamente a los documentos tributarios y no a todos los antecedentes que conforman el respectivo expediente de rendición, tal como lo ha establecido, entre otros, el dictamen N° 67.335, de 2016, de esta Entidad de Fiscalización.

Saluda atentamente a Ud.

nombre reservado

Contralor General de la República