Rendición de cuentas con copias autentificadas de documentos tributarios en convenio de desempeño

N° 2.075 Fecha: 21-I-2019 El Director Ejecutivo del Instituto de Fomento Pesquero requiere autorización para rendir cuentas a la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño con copias o fotocopias, en conformidad a lo que dispone el inciso segundo del artículo 4° de la resolución N° 30, de 2015, que Fija Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas, en relación al convenio de desempeño suscrito con dicho organismo.

Añade el ocurrente, que el Instituto de Fomento Pesquero se halla obligado a mantener en su poder la documentación original de respaldo de todos los ingresos y gastos, según lo dispone el artículo 17 del Código Tributario.

Asimismo, señala que los libros de contabilidad deben ser llevados en lengua castellana y sus valores expresarse en la forma indicada en el artículo 18 de ese mismo texto legal, debiendo ser conservados por los contribuyentes, junto con la documentación correspondiente, mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para la revisión de las declaraciones.

Requerido su informe el Ministro de Economía, Fomento y Turismo expresó que la solicitud del Instituto de Fomento Pesquero se encuentra fundada a la luz de lo indicado en el oficio N° 44.960, de 2017, de esta Contraloría General, que imparte instrucciones en relación a la autorización que prevé el referido artículo 4° de la resolución N° 30, ya que acredita la obligación que le impone la normativa tributaria de conservar los documentos originales en poder del contribuyente.

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades.

A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la citada resolución N° 30.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución N° 30, previene que se considerará auténtico solo el documento original, mientras que su inciso segundo agrega que, en casos calificados por esta Contraloría General, podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Por su parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario.

Al respecto, el SII se ha pronunciado mediante los oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia.

Ahora bien, acorde con la preceptiva sobre rendición de cuentas de la Contraloría General, a esta Entidad de Control le compete calificar aquellos casos en los que podrá aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Así, este Órgano Fiscalizador consignó, mediante el dictamen N° 67.332, de 2016, entre otros, que con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de los caudales que allí se indican pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder.

No obstante, cabe observar que el requirente solicita la autorización prevista en el inciso segundo del artículo 4° de la resolución N° 30, sin especificar el convenio de desempeño que habría suscrito con la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, en cuanto a su objeto, año y monto de la transferencia que involucra, como tampoco lo hace el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo al evacuar el correspondiente informe solicitado por esta Entidad de Fiscalización.

Al respecto, es oportuno recordar que la autorización solicitada ha sido concedida en otras oportunidades por esta Contraloría General, circunscrita solo al proyecto de que se trata y respecto de los documentos tributarios correspondientes, y no a todos los antecedentes que conforman el respectivo expediente de rendición, tal como lo ha establecido, entre otros, el dictamen N° 67.335, de 2016, de esta Entidad de Fiscalización.

Por lo tanto, atendido los motivos precedentemente expuestos, corresponde rechazar, por ahora, la autorización requerida por el Instituto de Fomento Pesquero, mientras no complemente su solicitud en los términos expuestos en el presente oficio.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República