Autorización para eliminar documentos municipales y acreditación de cuentas aprobadas

N° 51.234 Fecha:15-IX-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de La Pintana, solicitando autorización para eliminar una serie de documentos que se encuentran en posesión de la Dirección de Administración y Finanzas, específicamente, de la Tesorería Municipal, tales como decretos de pago, comprobantes de ingresos y egresos municipales, documentación contable, estados diarios de fondos de caja y antecedentes relativos a rendiciones de cuentas, correspondientes al período comprendido entre los años 1985 y 2000, atendida la acumulación de una gran cantidad de información y la falta de espacio físico para su custodia.

Sobre el particular, resulta útil recordar que el inciso segundo del artículo 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.

Por su parte y, en el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha y plenamente aplicable a las consultas que se formulen sobre la materia-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor.

Ahora bien, en la especie, la Municipalidad de La Pintana no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que solicita eliminar, corresponden a cuentas aprobadas por esta Entidad de Fiscalización -lo que, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 25.634 y 37.995, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación-, razón por la cual, no corresponde que este Órgano de Control acceda al requerimiento formulado.

Por orden del Contralor General de la República nombre reservado

Subcontralor General