Eliminación de comprobantes contables y documentación de rendición de cuentas en el Ministerio de Obras Públicas
- Fecha
- 15 de mayo de 2009
- Criterio
- Aplica Jurisprudencia
- Fuentes legales
- Ley 10336 art/21 inc/2, Cir 28704/81 Contr Tit/II Num/2
- Descriptores
- autorización eliminación documentos contables
- Cita
- Dictamen N° 25.634 de 2009
Resumen
La Contraloría rechaza la eliminación solicitada porque no se acreditó que los documentos correspondan a cuentas aprobadas; deben mantenerse conforme al artículo 21 de la Ley N° 10.336 y al Oficio Circular vigente.
Sumario de la Contraloría
Conforme al Num/2 del Título II del Oficio Circular 28704/81 Contraloría, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos y que se encuentra vigente, todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor
Relaciones
Pronunciamientos posteriores sobre este
- Aplica Dictamen N° E183.337 de 2022
- Aplica Dictamen N° 5.441 de 2014
- Aplica Dictamen N° 25.408 de 2012
- Aplica Dictamen N° 5.978 de 2012
- Aplica Dictamen N° 65.931 de 2010
- Aplica Dictamen N° 51.234 de 2009
Tal como las publica la fuente.
Texto íntegro
N° 25.634 Fecha: 15-V-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General, la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas, Región Metropolitana, solicitando a esta Contraloría General, autorización para eliminar documentos correspondientes al período de enero de 1997 a diciembre de 2002, relacionados con comprobantes contables y documentación sustentatoria de rendición de cuentas de dicho período.
Sobre el particular y en primer término, cabe manifestar que el artículo 21, inciso 2°, de la Ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
Por su parte y en lo que interesa, el numeral 2, del Título II, del Oficio Circular N°28.704, de 1981, de este órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor.
En consecuencia y, en consideración a que la citada Dirección de Contabilidad y Finanzas, no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que, los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que solícita eliminar, corresponden a cuentas aprobadas por esta Entidad de Control, deberá mantener según corresponda, la documentación por la que específicamente consulta, con arreglo a los términos del artículo 21 de la Ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través de la Circular N° 28.704, de 1981, la cual se encuentra vigente.