Autorización para eliminar documentos municipales en la Tesorería Municipal

N° 33.122 Fecha: 18-VI-2010 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Quilicura, solicitando autorización para eliminar una serie de documentos que se encuentran en la Dirección de Administración y Finanzas, específicamente, en la Tesorería Municipal, tales como decretos de pago, comprobantes de ingresos y egresos municipales, documentación contable, estados diarios de fondos de caja y antecedentes relativos a rendiciones de cuentas, correspondientes al período comprendido entre los años 1993 y 2003.

Sobre el particular, resulta útil recordar que el inciso segundo del artículo 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.

Por su parte y, en el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha y plenamente aplicable a las consultas que se formulen sobre la materia-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor.

Ahora bien, en la especie, cumple manifestar que ese municipio no ha acompañado antecedentes que permitan corroborar que la documentación de que se trata corresponda, efectivamente, a cuentas aprobadas por esta Entidad de Fiscalización, circunstancia que, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes N os 37.995 y 51.234, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación.

Atendido lo expuesto, no corresponde que este Órgano de Control acceda al requerimiento formulado en la especie. nombre reservado

Contralor General de la República