Rendición de cuentas con copias autentificadas por extravío de factura en la Municipalidad de Hualqui

N° 6.667 Fecha: 23-II-2017 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de Hualqui, solicitando autorización para rendir cuenta mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Al respecto, señala que en la Dirección de Educación dependiente de dicho municipio fue extraviada la factura referida al cobro de 10 proyectores Epson, que fueron entregados por el proveedor y recepcionados conforme.

Como cuestión previa, se debe hacer presente que, a través del dictamen N° 46.768, de 2016, este Órgano de Control determinó, en el caso del extravío de cinco facturas referidas al cobro de servicios de mantención de equipos médicos y de vehículos, por parte de la Dirección de Salud dependiente de la aludida municipalidad, que aquella podía cumplir con la obligación de rendir cuentas de esos desembolsos mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, ante la imposibilidad de cumplir esa obligación con los documentos originales.

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades.

A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución N° 30, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Pues bien, en primer término, la anotada entidad edilicia debe proceder al pago de la factura en comento, pues aun cuando ese documento se haya extraviado, según lo indicado por el referido alcalde, la prestación fue recepcionada conforme, por lo que de no existir dicho desembolso se generaría un enriquecimiento sin causa a favor del citado municipio.

Por su parte, en cuanto a la autorización por la cual se consulta, cabe señalar que atendida la imposibilidad de rendir cuenta de tal desembolso con el documento original debido al extravío del mismo, la aludida entidad edilicia deberá cumplir con esa obligación mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de otros medios que sirvan para justificar los anotados gastos, en la oportunidad que corresponda, los que serán ponderados en su momento por esta Entidad de Control.

Ahora bien, dado que la consulta en estudio trata de una situación similar a la analizada en el citado dictamen N° 46.768, de 2016, en que también se solicitó dicha autorización debido al extravío de documentos, la Municipalidad de Hualqui deberá indagar la eventual responsabilidad administrativa que le asiste a los funcionarios de esa institución por la pérdida de los mencionados documentos, e instruir el procedimiento disciplinario que corresponda, informando a la Unidad de Seguimiento de la Contraloría Regional del Biobío, en el plazo de 20 días hábiles contados desde la emisión de este pronunciamiento.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República