Sobre validación de documentos que indica por parte de funcionarios municipales en el marco del proceso de renovación de permisos de circulación

N° 54.787 Fecha: 30-VIII-2011 Se han dirigido a esta Contraloría General los concejales de la Municipalidad de Pedro Aguirre Cerda don nombre reservado, don nombre reservado, don nombre reservado y don nombre reservado, solicitando un pronunciamiento que determine si se ajusta a derecho lo dispuesto en el decreto N° 379, de 2011, de esa entidad edilicia, mediante el cual se facultó a los funcionarios municipales que indica para validar fotocopias simples de los documentos que dan cuenta de la revisión técnica vehicular y de los análisis de gases, como asimismo de los certificados de homologación, requeridos para la emisión de los permisos de circulación, durante el período comprendido entre el 1 y el 31 de marzo del mismo año.

Lo anterior por cuanto, a su juicio, dicha actuación municipal vulneraría lo establecido por la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control en relación con la materia.

Requerido el municipio, este ha informado mediante el oficio N° 30/633, de 2011, señalando, en suma y en lo que interesa, que estima que su actuación se ajustó a derecho, considerando la inexistencia de notarías públicas en la correspondiente comuna; lo dispuesto en los artículos 13 y 35 de la ley N° 19.880 -que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado- y el criterio sustentado en el dictamen N° 69.858, de 2010, de esta Contraloría General.

En relación con la materia, es del caso señalar que el artículo 51 de la ley N° 18.290, de Tránsito, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado mediante el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2007, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, dispone que los vehículos motorizados no podrán transitar, en lo que interesa, sin el permiso de circulación otorgado por las municipalidades.

A su vez, el artículo 89 de la misma ley prevé que las municipalidades no otorgarán permisos de circulación a ningún vehículo motorizado que no tenga vigente la revisión técnica o un certificado de homologación, según lo determine el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones.

Como puede advertirse, la normativa citada impone a los municipios la verificación de ciertos hechos -en lo que interesa, la existencia de revisión técnica aprobada o certificado de homologación- como condición para el otorgamiento del permiso de circulación.

En relación con la consulta de la especie, cumple manifestar que el inciso primero del citado artículo 35 de la ley N° 19.880 -cuerpo normativo de aplicación supletoria a regulaciones como la de la especie, en conformidad con lo preceptuado en sus artículos 1° y 2°-, permite recurrir a cualquier medio de prueba admisible en derecho para acreditar hechos relevantes en el marco de un procedimiento administrativo, estableciendo que se apreciarán en conciencia.

En tanto, el inciso segundo de la misma norma dispone que cuando a la Administración no le consten los hechos alegados por los interesados o la naturaleza del procedimiento lo exija, el instructor del mismo ordenará la apertura de un período de prueba, por un plazo no superior a treinta días ni inferior a diez, a fin de que puedan practicarse cuantas juzgue pertinentes.

Luego, cabe hacer presente que a través del mencionado dictamen N° 69.858, de 2010, esta Contraloría General admitió que, en aquellos casos en que no resulte factible que el particular entregue al municipio los documentos necesarios para la renovación del permiso de circulación, procede que, en virtud de lo dispuesto en dicho artículo, las municipalidades acepten, excepcionalmente, fotocopias autorizadas ante notario público de dichos documentos, dejándose constancia en el expediente de las circunstancias que justifiquen su admisión.

Pues bien, atendido que existiendo la misma razón corresponde aplicar igual criterio, no se advierte impedimento jurídico en que las municipalidades, al amparo de la aludida normativa y ante la inexistencia de la documentación necesaria para las anotadas verificaciones, requeridas en el marco de la renovación de los permisos de circulación, instauren un procedimiento en virtud del cual ciertos y determinados funcionarios municipales puedan autorizar fotocopias simples de los certificados de revisión técnica, de gases y de homologación que se les exhiban, a fin de que, apreciando tal prueba en conciencia, las entidades edilicias puedan dar por acreditada la existencia de los hechos respectivos para efectos de la emisión de los mencionados permisos (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 69.858, de 2010, y 12.627, de 2011).

Ello, resulta concordante -como lo sostiene el municipio- con lo dispuesto en el artículo 13 de la referida ley N° 19.880, que consagra el principio de la no formalización y según el cual el procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquellas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares.

Lo anterior es, por cierto, sin desmedro de las responsabilidades que eventualmente pudieran afectar a los funcionarios municipales a cargo del referido mecanismo probatorio, considerando que este supone que la persona encargada de otorgar la autorización en comento, da fe acerca de la fidelidad de la copia de que se trata en relación con el original o la copia autorizada por el funcionario que lo ha emitido, lo que obliga a ejercer tal labor con la máxima acuciosidad posible.

En consecuencia, en mérito de lo expuesto, no procede objetar la actuación de la Municipalidad de Pedro Aguirre Cerda, consistente en permitir la validación de las fotocopias simples de los documentos indicados, en el marco del proceso de renovación de los permisos de circulación, durante el período que se señala, en la medida, por cierto, que la atribución respectiva haya sido conferida a funcionarios municipales.

nombre reservado

Contralor General de la República