Sobre proceso de destrucción de documentos de la Dirección General de Asuntos Consulares y de inmigración

N° 36.583 Fecha: 13-X-2017 Mediante oficio RR.EE. (DIGECONSU) OF. PUB. N° 8455, de 2017, el Director General de Asuntos Consulares y de Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores, se ha dirigido a esta Contraloría General, solicitando autorización para incinerar los documentos que mantiene en el archivo general histórico. Al respecto, señala que mantiene en el aludido archivo, documentación original de las rendiciones asociadas a la recaudación de los ingresos por concepto de arancel consular percibidos por los Consulados de Chile en el Exterior, desde el año 1979 en adelante; y que la última auditoría realizada por esta Contraloría General fue ejecutada entre enero y octubre de 1998, dando lugar al informe N° 6, de 1999. Sobre la materia, es necesario manifestar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, previene que “Los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos”. A continuación, cabe indicar que lo ordenado en dicho precepto debe entenderse sin perjuicio de lo previsto en el artículo14 del aludido texto normativo, conforme al cual “El Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones”. En el mismo sentido, el inciso segundo del numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor. Enseguida, cabe hacer presente que las inspecciones y auditorías realizadas por este Organismo Fiscalizador tienen el carácter definitivo desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado, tal como lo han precisado los dictámenes N os 5.441, de 2014, de este origen. Atendido lo expuesto, las solicitudes de autorización de supresión de documentos que se dirijan a esta Institución deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por este Organismo, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o destrucción de dicha documentación(aplica el citado dictamen N o 5.441, de 2014). En consecuencia, y considerando que el servicio no señala pormenorizadamente los documentos a que alude en su presentación ni acredita que estos hayan sido revisados y aceptados por esta Entidad de Control, deberá mantenerlos para su consulta, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981. Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República