Eliminación de documentos contables del SAG y conservación de documentos públicos

N° 10.350 Fecha: 20-IV-2018 El Jefe de Administración y Finanzas (s) del Servicio Agrícola y Ganadero (SAG) consulta sobre la factibilidad de eliminar documentación contable y talonarios de cheques usados desde el año 2010, hacia atrás, con el objeto de disponer de un mayor espacio físico de almacenamiento en sus dependencias, puesto que, según expone, estas se encontrarían en una situación crítica. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 21 de la ley N° 10.336, previene que este Organismo Contralor hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7° -recursos públicos, en general-, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control. Su inciso segundo dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. En el mismo sentido, el inciso segundo del numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor. Enseguida, cabe hacer presente que las inspecciones y auditorías realizadas por este Organismo Fiscalizador tienen el carácter definitivo desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado, tal como lo han precisado, entre otros, el dictamen N° 5.441, de 2014, de este origen. Como puede advertirse, las solicitudes de autorización de supresión de documentos que se dirijan a esta Institución deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas revisadas por este Organismo, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o destrucción de dicha documentación (aplica el dictamen N° 36.583, de 2017). En razón de lo expuesto, y considerando que el SAG no señala pormenorizadamente los documentos a que alude en su presentación ni acredita que estos hayan sido revisados en forma definitiva por esta Entidad de Control, procede desestimar su solicitud, debiendo, por ende, mantenerlos para su consulta, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981. Sin perjuicio de ello, cabe hacer presente que en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos- y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a fin de que la obligación de conservar sus documentos, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente (aplica criterio el dictamen N° 34.050, de 2016). A su vez, en el dictamen N° 23.766 de 2008, se consideró la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N° 18.845. Igualmente, dado el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el artículo 1°, inciso segundo, de la ley N° 19.799, por el dictamen N° 81.069, de 2013, se concluyó que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos. Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República