Acceso a datos de registros del Servicio de Registro Civil por motivos de seguridad

Nº E30041 Fecha: 25-VIII-2020 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio de Registro Civil e Identificación -en adelante también el Servicio-, solicitando un pronunciamiento acerca de la procedencia de denegar el acceso a datos contenidos en los registros a su cargo, a solicitud de un tercero por motivos de seguridad.

Sobre el particular, cabe señalar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 3° de la ley N° 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, el objeto principal de dicha institución es registrar los actos y hechos vitales que determinen el estado civil de las personas y la identificación de las mismas.

Para el cumplimiento de tal función, los numerales 1, 2 y 7 del artículo 4° del mismo texto legal, le han entregado al Servicio, entre otras, las atribuciones de formar y mantener actualizados, por los medios y en la forma que el reglamento determine, los registros que allí se indican; inscribir en los mismos los nacimientos, matrimonios y defunciones, dejando constancia en dichas inscripciones de los hechos y actos jurídicos que las modifiquen, complementen o cancelen; y otorgar certificados que den fe de los hechos y actos jurídicos que consten en los registros que mantiene el Servicio.

A su vez, respecto del tratamiento de los antecedentes que dicho organismo maneja, deben tenerse en consideración los artículos 8° y 19, N° 4, de la Constitución Política de la República, en cuanto dispone el primero la publicidad de los actos y resoluciones de los órganos del Estado -salvo que una ley de quórum calificado establezca la reserva o secreto de los mismos, cuando la publicidad afecte el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional-, y garantiza el segundo el respeto y protección a la vida privada y a la honra de la persona y su familia.

Por su parte, la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado -aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285-, en adelante Ley de Transparencia, establece en su artículo 5°, que en virtud del principio de transparencia de la función pública, los actos y resoluciones de los órganos de la Administración del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, son públicos, salvo las excepciones que establece esa ley y las previstas en otras leyes de quórum calificado.

En este sentido, y en conformidad con el artículo 10 de la misma ley, toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado, en la forma y condiciones que establece ese texto legal.

Luego, el artículo 21 de la Ley de Transparencia detalla las únicas causales de secreto o reserva en virtud de las cuales se puede denegar total o parcialmente el acceso a la información, previendo entre ellas, en su numeral 2, “Cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte los derechos de las personas, particularmente tratándose de su seguridad, su salud, la esfera de su vida privada o derechos de carácter comercial o económico”.

Así, si bien el Servicio tiene a su cargo determinados registros de carácter público, respecto de los cuales le corresponde emitir y entregar certificados que den fe de los hechos y actos jurídicos que consten en los mismos, en la medida que advierta la existencia de situaciones en que la entrega de datos personales puede afectar, a la luz del precitado precepto, derechos de las personas o su seguridad, se encuentra habilitado para impedir el acceso de terceros a la correspondiente información, ya sea de oficio o a solicitud del interesado.

Con todo, la restricción al acceso de tales datos debe ser excepcional y su concurrencia procederá solo en aquellos casos debidamente calificados por el propio Servicio en conformidad con los antecedentes de que disponga.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República