Emisión y respaldo electrónico de actos administrativos municipales

N° E290145 Fecha: 21-XII-2022 I. Antecedentes Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de Colina, solicitando un pronunciamiento acerca de si procede que pueda generar procedimientos en que tanto el pertinente acto administrativo como su documentación de respaldo, se emitan, autoricen y archiven de manera digital, sin tener que recurrir a impresiones en papel.

Requerido su parecer, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia manifestó, en síntesis, que en atención a que uno de los principales cambios que introduce la ley N° 21.180 -que modificó la ley N° 19.880- es que todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de medios electrónicos, y a que la ley N° 19.799 considera válidos los actos suscritos por medio de firma electrónica, no advierte impedimento ante lo planteado por la referida entidad edilicia.

II. Fundamento jurídico Al respecto, cabe recordar que el artículo 5° de la ley N° 19.880 -reemplazado por el artículo 1°, N° 3, de la ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado-, preceptúa que “El procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen se expresarán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que se configure alguna excepción establecida en la ley”.

A su turno, corresponde recordar que la anotada ley N° 19.880, aun antes de la aludida modificación, reconoce la posibilidad de que tanto la emisión del acto administrativo como el procedimiento que le sirve de antecedente, se expresen por medios electrónicos.

Por su parte, el artículo 7° de la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, dispone que los actos, contratos y documentos de los órganos del Estado, suscritos mediante firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel.

Su inciso segundo agrega que, con todo, para que tengan la calidad de instrumento público o surtan los efectos propios de este, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.

Como se desprende de la normativa citada, nuestro país ha optado por avanzar hacia la tramitación por medios electrónicos de todos los procedimientos que realiza la Administración del Estado.

III. Conclusión En tal contexto, cabe precisar que no se advierten inconvenientes jurídicos para que la Municipalidad de Colina adopte las medidas tendientes a que sus procedimientos administrativos se expresen por escrito a través de medios electrónicos.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República