Registro contable de retenciones en estados de pago de obras públicas

Nº E186962 Fecha: 21-II-2022 La Policía de Investigaciones de Chile, PDI, se ha dirigido a este Ente de Control, solicitando un pronunciamiento contable para subsanar observación del informe final N° 634 de 2019, sobre auditoría y examen de cuentas al contrato “Construcción Laboratorio de Criminalística Central PDI”, que detectó la no contabilización de las retenciones efectuadas en los estados de pagos por avances de obras, registrando la Institución sólo el monto líquido a pagar al contratista, lo que distorsiona el gasto real de las cuentas Nos. 21531 Cuentas por Pagar - Iniciativas de Inversión y [cuenta reservada] Obras Civiles.

Añade, que en reuniones sostenidas con la Contraloría General de la República y las jefaturas nacionales de Criminalística y de Recursos Financieros se manifestó que en el presupuesto no se contempla la incorporación de reservas para gastos futuros y que el Sistema de Gestión de Documentos Tributarios Electrónicos (STDGE), que utiliza, considera el registro y pago automático de facturas electrónicas y no permite la identificación de retenciones.

Asimismo, informó que las retenciones objeto de la observación emitida por el Ente de Control, fueron contablemente registradas y pagadas en 2019 por medio de una nueva factura emitida por el proveedor, por el monto de las retenciones observadas.

Al respecto, corresponde indicar que el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, indica en el Clasificador de Gastos, en lo que interesa, que las Obras Civiles comprenden los gastos directamente relacionados con la ejecución física de los proyectos.

A su vez, cabe precisar que la resolución N°16, de 2015, de la Contraloría General de la República, que aprueba la Normativa del Sistema de Contabilidad general de la Nación NICSP -CGR Chile, contempla en su plan de cuentas contables, la cuenta 21404 Garantías Recibidas, la cual puede ser desagregada a nivel institucional con el objeto de registrar y controlar las garantías que se deben constituir mediante el mecanismo de retención a los estados de pagos de los contratistas.

Hechas las precisiones, corresponde señalar que los avances físicos de obra, reflejados en el estado de pago, se deben devengar, en su totalidad, con cargo en la cuenta [cuenta reservada] contra el concepto 21531, ya que de esa forma se está realizando un oportuno registro del estado del proyecto y de su ejecución presupuestaria.

Seguidamente, se debe cargar la cuenta 21531 contra la 21404, para reflejar la retención, y posteriormente rebajar el concepto 21531 contra la cuenta 11102, por el pago del importe correspondiente. Finalmente, y una vez devuelta la retención, se debe registrar el cargo a la cuenta 21404 contra la 11102.

En cuanto a los registros anteriores efectuados por PDI, corresponde indicar que no es posible corregir ejecución presupuestaria de años anteriores, por encontrarse cerrados dichos ejercicios, mientras que, desde el punto de vista patrimonial, la cuenta [cuenta reservada] se habría corregido mediante el registro posterior de una nueva factura por el monto equivalente a las retenciones no registradas, de acuerdo a lo indicado por la entidad recurrente. Lo anterior, en el entendido que la retención fue devuelta al contratista.

Finalmente, cabe hacer presente que lo señalado en el Informe Final, se sustenta en el procedimiento descrito anteriormente, el cual se encuentra vigente, por lo cual la PDI deberá gestionar las adecuaciones informáticas pertinentes que le posibiliten el registro conforme a lo indicado de los estados de pago y las retenciones.

Saluda atentamente a Ud.

Por Orden del Contralor General Yolanda Bascuñán Arteaga Jefa de División de Contabilidad y Finanzas Públicas (S)