Instrucciones para actualizar los sistemas de control de asistencia en la Administración del Estado

N° E123145 Fecha: 22-07-2025 Esta Contraloría General, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, imparte las siguientes instrucciones para reforzar y actualizar los sistemas de control de asistencia en los servicios y órganos de la Administración del Estado y demás entidades sujetas a su fiscalización.

I. Antecedentes Al respecto, debe recordarse que de acuerdo con el artículo 11 de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, una de las obligaciones especiales de las autoridades y jefaturas es ejercer un control jerárquico permanente del funcionamiento de los órganos y de las actuaciones del personal de su dependencia.

Asimismo, todos los funcionarios de la Administración del Estado, sin distinción alguna, están sujetos a la obligación de cumplir la jornada y el horario establecido para el desempeño de su trabajo, y corresponde a las jefaturas máximas de los servicios, en el ejercicio de sus atribuciones, determinar el o los sistemas de control de la jornada laboral del personal a su cargo, que permitan comprobar tanto las inasistencias como los atrasos en que incurra el personal de su dependencia y, en general, el cumplimiento de la jornada (aplica dictámenes Nos 26.782, de 1999; 13.069, de 2010 y 24.525, de 2017, entre otros).

En efecto, ante la ausencia de un texto legal expreso que fije un régimen particular de control de asistencia, compete a las respectivas autoridades determinar, mediante el correspondiente acto administrativo, el mecanismo de registro que resulte óptimo para el control de su personal.

En este punto, cabe advertir que, si bien es posible establecer dentro de un mismo organismo más de un sistema para los anotados efectos, ello solo procede de modo excepcional -respecto de funcionarios perfectamente individualizados- y debe constar en un acto administrativo debidamente fundado, toda vez que, de lo contrario, podría alterarse gravemente el principio de igualdad ante la ley. Así, por ejemplo, tal especialidad no podría motivarse solo en razón de la jerarquía de un servidor (aplica dictámenes Nos 42.784, de 2012 y 43.716, de 2016, entre otros).

Con todo, debe puntualizarse que entre los diversos sistemas de control horario, algunos no reflejan del mismo modo ni con suficiente precisión y seguridad la veracidad, oportunidad y origen de los registros de ingreso y salida, ni, por lo tanto, de la asistencia y puntualidad.

Tal es el caso de los sistemas basados en libros físicos o en formato papel, los que presentan importantes debilidades que han sido constatadas reiteradamente por esta Entidad Contralora. En efecto, en sus fiscalizaciones, ha observado múltiples errores, omisiones, ilegibilidad, adulteraciones, registros fraudulentos o anotaciones estandarizadas que afectan completamente su confiabilidad y llevan a concluir que no constituyen un método de control idóneo que permita asegurar la integridad y veracidad de los datos contenidos en ese tipo de soportes y el consiguiente pago de los fondos públicos asociados a la respectiva asistencia (aplica dictamen N° E451022, de 2024).

II. Necesidad de modernizar los sistemas de control de asistencia.

Según lo dispuesto en los artículos 1° de la Constitución Política de la República, y 3°, 5° y 53 de la citada ley N° 18.575, los principios de servicialidad del Estado y de eficiencia y eficacia que rigen el actuar de sus órganos, imponen, entre otros, el deber de utilizar medios idóneos de diagnóstico, decisión y control.

De acuerdo con lo anterior, resulta necesario instruir a los servicios y órganos de la Administración del Estado y demás entidades sujetas a la fiscalización de esta Contraloría General, para que implementen o actualicen sus sistemas de control de asistencia del personal, a fin de contar con mecanismos que aseguren que la información registrada en ellos sea fidedigna, transparente, oportuna y completa.

En tal sentido, se advierte que la tecnología actual ofrece herramientas que superan las limitaciones de los registros manuales de asistencia, ya que otorgan un grado de certeza y confiabilidad del que estos carecen, por lo que se presentan como mecanismos idóneos para registrar -en tiempo real- los ingresos y salidas, y, por lo mismo, para la comprobación de la asistencia y puntualidad del personal, como asimismo de la identidad del funcionario que registra dicha información.

En consecuencia, esta Entidad de Control concluye que los libros de asistencia u otras formas de registro análogas que utilicen el soporte papel no constituyen un mecanismo de control idóneo, eficaz, eficiente, ni actualmente aceptable frente al deber de justificar el correcto uso de los fondos públicos asociados a la asistencia del personal.

Por ende, en su lugar, deben utilizarse algunas de las herramientas tecnológicas actualmente disponibles, como tarjetas electrónicas de acceso, sistemas biométricos -por impresión de huella digital o reconocimiento facial-, softwares en línea, aplicaciones móviles, entre otros sistemas automatizados de similar naturaleza, que entreguen confiabilidad para el referido control que deben efectuar las jefaturas de los servicios y entidades, según la naturaleza de la función, el lugar de desempeño y la actividad del personal o servidor de que se trate.

III. Instrucciones y plazo de cumplimiento Conforme a lo expresado en los acápites anteriores, resulta imprescindible la actualización de los sistemas de control de asistencia que actualmente se emplean en algunos órganos de la Administración del Estado y demás entidades sujetas a la fiscalización de esta Contraloría General, de modo tal que, a la mayor brevedad, deberán adoptarse las medidas necesarias para reemplazar los mecanismos que presentan un mayor riesgo y brecha en dicho control -a saber, los libros de asistencia u otros análogos o similares que utilizan el formato papel-, por mecanismos de carácter automatizado o que se basen en la tecnología, los cuales deben garantizar la integridad, veracidad, transparencia, confiabilidad y oportunidad del registro de los ingresos y salidas, así como la identidad del respectivo personal o servidor.

De acuerdo con lo señalado, los servicios y organismos de la Administración del Estado y demás entidades sujetas a la fiscalización de esta Entidad de Control deberán remitir un informe que dé cuenta documentada del o los sistemas de control de asistencia que utilizan actualmente y, en el caso que el respectivo organismo, ya sea en su nivel central o sus sedes regionales o locales, no cuente con métodos tecnológicos o automatizados, objetivos y verificables, deberá comunicar el plazo en el que realizarán su implementación, sea durante el presente año o, en el caso de no contar actualmente con disponibilidad presupuestaria, a más tardar, durante el primer semestre del año 2026.

Dicho informe deberá ingresarse únicamente a través del Sistema de Inspección de Acciones Derivadas (SIAD) mediante Ventanilla Única del portal web de esta Entidad Contralora, en un plazo de 20 días hábiles, contados desde la emisión del presente instructivo.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralora General de la República