Almacenamiento digital y envío electrónico de la carpeta de antecedentes de licencias de conducir

N° 94.545 Fecha: 27-XI-2015 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Subsecretaría de Transportes del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, solicitando un pronunciamiento respecto a la posibilidad de almacenar en formato digital los antecedentes que obren en la carpeta de un titular de licencia de conductor y de remitir por medios electrónicos dicha documentación, ante el requerimiento de cambio de domicilio efectuado por el interesado en una municipalidad distinta de aquella en que obtuvo la autorización primitiva.

Requerida de informe, la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, expresó, en síntesis, que el registro electrónico a que hace referencia el servicio recurrente resulta apropiado para las operaciones de almacenamiento y remisión en comento.

Sobre el particular, tratándose de la primera consulta formulada por el servicio, es menester señalar que esta Contraloría General, mediante el dictamen N° 68.897, de 2015, cuya copia se adjunta, se pronunció al respecto, indicando, en síntesis, que resultaría admisible desarrollar el procedimiento administrativo de emisión de licencias de conducir a través de documentos electrónicos, evento en el cual los antecedentes de la carpeta serán resguardados en formato digital, y que, de haberse conformado el expediente con impresiones en papel, sería posible transformarlos a ese soporte, debiendo el secretario municipal -en su calidad de ministro de fe de todas las actuaciones de la entidad edilicia, de acuerdo con el artículo 20, letra b), de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades-, cotejar las reproducciones en el anotado soporte con sus originales.

Enseguida, en cuanto a la posibilidad de remitir por medios electrónicos la documentación en comento, es del caso señalar que el inciso tercero del artículo 29 de la ley N° 18.290, de Tránsito, establece que en los casos en que el requerimiento del duplicado de una licencia se presente en una entidad edilicia distinta de la que otorgó, aquélla deberá solicitar a esta, copia de todos los antecedentes que obran en la carpeta del titular, disposición que es replicada en similares términos por el inciso segundo del artículo 14 del decreto N° 170, de 1985, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, Reglamento para el Otorgamiento de Licencias de Conductor.

Luego, dado que, por una parte, la propia normativa exige que la municipalidad requerida remita a la entidad edilicia solicitante, copia de la documentación que obra en la carpeta respectiva, sin excluir que aquella conste en formato digital y, por otra, que de conformidad con el criterio contenido en el dictamen N° 68.864, de 2011, entre otros, los principios de celeridad, economía procesal, no formalización, eficiencia y eficacia, previstos en la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, armonizan con la incorporación de tecnologías de la información y comunicación en la función de los organismos públicos, no se advierte impedimento en que dichas reproducciones sean enviadas por medios electrónicos, debiendo adoptar los resguardos del caso que prevé la normativa.

Transcríbase a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, a la Asociación Chilena de Municipalidades y a la Asociación de Municipalidades de Chile.

Saluda atentamente a Ud.

nombre reservado

Contralor General de la República Subrogante