Hojas de vida y calificación del personal de las Fuerzas Armadas como instrumentos públicos

N° 93.945 Fecha: 03-XII-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Comando de Personal del Ejército de Chile solicitando un pronunciamiento respecto de si las hojas de vida y calificación a que aluden la ley N° 18.948, Orgánica Constitucional de las Fuerzas Armadas, y el decreto con fuerza de ley N° 1, de 1997, del Ministerio de Defensa Nacional, tienen la calidad de instrumentos públicos.

Al respecto, es necesario consignar que el inciso primero del artículo 24 de la ley singularizada preceptúa que el desempeño del personal se evaluará, anualmente, a través de un sistema de calificaciones que considerará el rendimiento y la capacidad para el ejercicio de sus funciones, basándose para ello en los conceptos contenidos en las correspondientes hojas de vida.

Por su parte, el artículo 81 del antedicho decreto con fuerza de ley prescribe que las anotaciones en la hoja de vida del personal podrán ser efectuadas por el oficial que se desempeñe como calificador directo, o bien por la organización de personal que corresponda a su unidad o repartición, a petición escrita de éste.

A su vez, el artículo 82, inciso primero, del mismo cuerpo legal señala, en lo que importa, que la hoja de calificación es el documento que se elabora al término del correspondiente período de calificación, en el cual se resume y evalúa el desempeño anual del personal, derivado de las anotaciones que registra su hoja de vida.

Como puede advertirse, la normativa previamente citada contempla expresamente la existencia de los documentos a que se refiere la consulta en comento, el primero de los cuales sirve de fundamento al proceso calificatorio a que se encuentra afecto el personal a que se refiere esa preceptiva y el segundo da cuenta de su evaluación anual.

Luego, y en relación con lo planteado en la presentación que se atiende, es dable recordar que el artículo 1.699 del Código Civil define al instrumento público o auténtico como aquel “autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”, de lo que se desprende que el instrumento privado es el que no reúne tales características (aplica dictamen N° 72.087, de 2012, de este origen).

En este contexto, es menester concluir que si en la elaboración de los documentos a que se refiere la consulta del rubro se da cumplimiento a las exigencias a que alude el artículo 1.699 del código mencionado, éstos tendrán la calidad de instrumentos públicos.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República