Procedimiento contable para convenios de transferencia del Instituto Nacional de Deportes con organizaciones deportivas

N° 7.603 Fecha: 01-II-2013 El Instituto Nacional de Deportes de Chile -en adelante, IND-, se ha dirigido a esta Contraloría General consultando sobre el procedimiento contable aplicable a los convenios de transferencia que dicho organismo celebre con organizaciones deportivas para la ejecución de proyectos de infraestructura, ajustados al formato tipo aprobado por la resolución N° 337, de 2011, de ese servicio público.

Sobre el particular, acorde con la cláusula segunda del referido instrumento, éste comprende la entrega por parte del IND de un aporte estatal que se destinará a ejecutar las obras comprendidas en el proyecto respectivo, en los términos y condiciones en que sea aprobado para su financiamiento.

De conformidad con el párrafo segundo de la misma estipulación, la asignataria otorga mandato especial e irrevocable al señalado Instituto para que, con cargo a los recursos otorgados como transferencia, pague directamente a la empresa constructora que aquella contratará para la ejecución total del proyecto, contra estados de pago por avance efectivo del mismo.

Por su parte, según se estipula en la cláusula tercera del anexo A de la precitada resolución N° 337, de 2011, la organización deportiva pagará al contratista mediante estados de pago mensuales, los cuales le deben ser presentados dentro del mismo mes, contra aprobación de los mismos y recepción de la factura correspondiente.

De lo expuesto, es posible sostener que, para efectos del convenio, el traspaso de los recursos se perfeccionará cuando el IND solvente las facturas correspondientes a los estados de pago aprobados que le hayan sido remitidos por la asignataria.

Consecuente con ello, al momento de recepcionar la antedicha documentación, el IND deberá contabilizar el devengamiento de la transferencia y, en forma simultánea, la ejecución presupuestaria de la misma, reconociendo la obligación de pagar, para los efectos del mandato suscrito, mediante abono del importe del estado de pago en la cuenta 21405 Administración de Fondos.

Seguidamente, al momento del pago a la empresa constructora, el aludido Instituto deberá registrar la utilización de estos depósitos de terceros, cargando la cuenta 11405 Aplicación de Fondos en Administración y abonando la cuenta 11102 Banco Estado.

De haberse entregado anticipos al contratista, según lo establecido en la cláusula décimo tercera del anexo A de la antedicha resolución N° 337, de 2011, éstos deberán ser reconocidos en la cuenta 11402 Anticipos a Contratistas al momento de concederse y, en su oportunidad, serán liquidados mediante compensación proporcional al valor de los estados de pago por avance del servicio pactado.

En otro orden de consideraciones, respecto de la rendición de cuentas de los fondos traspasados, acorde con la cláusula duodécima del convenio tipo, ésta se regirá por la resolución N° 759, de 2003, de este origen, que fija normas de procedimiento sobre la materia, cuyo punto 5.3 dispone que las transferencias efectuadas a personas o instituciones del sector privado se acreditan con el comprobante de ingreso de la entidad que recibe el aporte firmado por la persona que la percibe.

Sin embargo, como consecuencia del mandato previsto en el convenio que se examina, en la especie los recursos son entregados directamente al contratista, una vez que la organización deportiva asignataria aprueba el estado de pago y la factura que este último le debe presentar mensualmente, de conformidad con la estipulación tercera del precitado anexo A, y remite dichos antecedentes al IND.

En ese contexto, una vez efectuada la transferencia, el Instituto deberá remitir a la organización deportiva beneficiaria el comprobante de la transacción respectiva para que esta última, a su vez, en su calidad de asignataria y responsable de la correcta ejecución de los caudales transferidos, emita el correspondiente comprobante de ingreso y lo incluya en el expediente de rendición de cuentas.

Finalmente y en armonía con lo expuesto, se acompaña en anexo el procedimiento contable para registrar las transferencias a que se refiere la consulta.

nombre reservado

Contralor General de la República