Rendición de cuentas de convenio: gastos sin documento original y anteriores a la total tramitación

N° 54.916 Fecha: 27-VIII-2013 Mediante la presentación de la referencia, la Subsecretaría de Telecomunicaciones solicita un pronunciamiento que incide en determinar si en el marco de la rendición de cuentas realizada por la Universidad de la Frontera con motivo del convenio de colaboración relativo a la Red Sur de Telecentros, suscrito entre ambas entidades, aprobado mediante el decreto N° 26, de 2009, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, resulta procedente aceptar gastos cuya documentación de respaldo no conste en original, así como también aquellos efectuados con anterioridad a la total tramitación del singularizado acto administrativo. Sobre el particular, cabe anotar, acerca del primer aspecto planteado, que mediante sus dictámenes N os 12.088, de 2007 y 71.197, de 2009, entre otros, la Contraloría General ha manifestado que atendida la naturaleza de control a posteriori de la rendición de cuentas, y que esta tiene por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, resulta indispensable que las cuentas que se rindan se encuentren debidamente documentadas y que los antecedentes que las respaldan sean pertinentes y auténticos, pues lo que en definitiva se persigue, además de lo ya señalado, es acreditar la inversión o gasto en que se ha incurrido. Añaden dichos pronunciamientos que, sin embargo, si bien la regla general es que la rendición de cuentas se efectúe a través de la documentación original pertinente, excepcionalmente y solo por motivos calificados, tales originales pueden ser reemplazados por copias o fotocopias autentificadas por un ministro de fe o por el funcionario correspondiente. Siendo ello así, es dable concluir que compete a esa repartición estatal ponderar en cada caso particular si concurren motivos calificados que justifiquen que los documentos originales sean reemplazados por fotocopias autentificadas -aspecto acerca del cual, en todo caso, no se aportan mayores antecedentes-, y ello, por cierto, sin perjuicio del ejercicio de sus facultades fiscalizadoras por parte de esta Entidad de Control. En otro orden de consideraciones, y en lo que concierne a la procedencia de aceptar gastos realizados con anterioridad a la total tramitación del acto administrativo que aprobó el convenio en comento, menester es indicar que conforme a los antecedentes tenidos a la vista, aparece que con fecha 14 de diciembre de 2012, la Universidad de la Frontera presentó a la Subsecretaría de Telecomunicaciones, en lo que interesa, diversos documentos correspondientes a gastos incurridos por esa casa de estudios entre los meses de marzo y junio de 2009, en circunstancias que el antedicho acuerdo fue suscrito el 9 de marzo del mismo año y que el decreto que lo sancionó fue tomado razón el 2 de julio de igual anualidad, encontrándose totalmente tramitado al día siguiente. En relación con lo anterior, es útil recordar que los acuerdos que celebran los órganos de la Administración del Estado rigen, por regla general, para el futuro, surtiendo efectos a contar de su total tramitación, fecha desde la cual procede financiar con los fondos públicos que aquellos contemplan las acciones que se realizan en su cumplimiento. No obstante, en casos excepcionales, fundamentados en razones de buen servicio o en la necesidad del mismo, y constando tales aspectos en el instrumento respectivo, podrá definirse el reconocimiento de actividades y los desembolsos que ellas generen en forma previa a la antedicha total tramitación, lo que, en todo caso, no podrá anteceder a la firma de la convención, pues solo desde ese momento las partes se vinculan contractualmente para los fines que manifiesten en aquella, perfeccionándose luego la voluntad de la Administración a través del acto administrativo que la sanciona, siendo pertinente agregar que, en la especie, tampoco se entregan elementos de juicio suficientes que permitan emitir el pronunciamiento que se recaba (aplica el criterio contenido en el dictamen N° 76.517, de 2012). En tales condiciones, corresponde que esa subsecretaría de Estado, al efectuar el análisis de la documentación proporcionada por la referida universidad, se ajuste a los criterios señalados precedentemente.

nombre reservado

Contralor General de la República