Verificación de autenticidad de antecedentes por ministro de fe en toma de razón electrónica

N° 47.344 Fecha: 24-VI-2016 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, solicitando se precise la forma en que el ministro de fe designado por ese organismo público, a que se refiere el artículo 10° B de la ley N° 10.336, debe cumplir su labor de verificación de antecedentes dentro del procedimiento de toma de razón y registro electrónicos. Sobre el particular, cabe manifestar que el artículo 10° B, inciso primero, de la ley N° 10.336 -incorporado por la ley N° 20.766, que establece el citado procedimiento-, dispone que para la toma de razón o registro que empleen firma electrónica, los requisitos que deban cumplir los actos administrativos se verificarán mediante consulta en línea a registros o bancos de datos que permitan su tratamiento. Su inciso segundo establece que si la indicada consulta en línea no fuere posible, “la existencia de los antecedentes que acrediten el cumplimiento de tales requisitos será verificada y certificada por el ministro de fe designado para estos efectos por el respectivo jefe superior del servicio”, tras lo cual aquéllos “serán digitalizados e incorporados” al correspondiente procedimiento. La disposición agrega que “El ministro de fe que certificare antecedentes inexistentes, notoriamente falsos o ilegibles, o a los que les falten los requisitos o formalidades legales para su validez, incurrirá en responsabilidad administrativa por infracción grave al principio de probidad, sin perjuicio de las responsabilidades penales correspondientes”. A su turno, el artículo 4°, letra b), de la resolución N° 11, de 2016, de esta Contraloría General -que actualmente somete al sistema de información y control del personal de la Administración del Estado SIAPER, los actos administrativos relativos a personal-, previene que al ministro de fe le corresponde examinar los antecedentes que se adjuntaron al sistema por el “Creador de documentos”, autentificando su existencia; que éstos no son notoriamente falsos o ilegibles o que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado para su toma de razón y, realizar la certificación posterior del cumplimiento, por parte del interesado, del requisito de salud compatible con el respectivo empleo. De esta manera, la interrogante planteada se encuentra referida a la hipótesis prevista en el artículo 10 B, inciso segundo, de la ley N° 10.336, esto es, cuando no resulta posible verificar que se cumplen los requisitos exigibles al acto administrativo, a través de la consulta en línea a registros o bancos de datos que permitan su tratamiento. Al respecto, es necesario señalar que ministro de fe es la autoridad que se otorga a ciertos servidores para que los documentos o actuaciones que autoricen sean considerados como auténticos -en este caso particular, los antecedentes que se presenten para acreditar el cumplimiento de los requisitos que la ley establece para el acto administrativo que se apruebe-, sin que ello implique que no pueda probarse lo contrario (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 5.676, de 2011, y 32.201, de 2015). Para llevar a cabo tal labor, es menester que el ministro de fe, teniendo a la vista materialmente la documentación que reciba, verifique que ésta sea auténtica. En este sentido, el ministro de fe debe considerar que, conforme con el artículo 1.699 del Código Civil, el instrumento auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario, de manera que hacen plena prueba, en cuanto al hecho de su otorgamiento, los documentos en original y, también, sus fotocopias debidamente autorizadas por el funcionario competente para otorgar el original o para certificar su contenido (aplica los dictámenes N°s. 18.968, de 1994; 29.830, de 2007; 33.903, de 2011, y 47.604, de 2013, entre otros). Es necesario aclarar que, como agrega la aludida jurisprudencia administrativa, la autorización o protocolización notarial de un antecedente no resultan útiles para los efectos anotados, dado que ello solamente concierne a la existencia material del documento fotocopiado y su correspondencia con el original que se tuvo a la vista, pero no al hecho de que este último se emitió por la autoridad que lo suscribe, ya que no se trata de un instrumento en cuyo otorgamiento haya participado el notario. Además, es posible que para verificar y certificar la autenticidad de los antecedentes, el ministro de fe recurra al sistema especial de cotejo establecido en el artículo único de la ley N° 19.088, en cuya virtud, tratándose de actuaciones que se realicen ante los ministerios, intendencias, gobernaciones, municipalidades, servicios públicos y empresas del Estado, relacionadas con los asuntos que indica, aquél coteje la fotocopia simple con el documento original o fotocopia autorizada de éste que le presenten, estampando en aquélla el timbre de recepción, la fecha y su nombre y firma. Agrega este último precepto legal, que el funcionario que faltare maliciosamente a sus obligaciones en relación con esta materia incurrirá en las penas del artículo 193 del Código Penal. Por ende, tratándose de la toma de razón o registro que empleen firma electrónica, el ministro de fe deberá certificar el cumplimiento de los requisitos del acto administrativo teniendo a la vista la documentación original; la copia de ésta debidamente autorizada por el funcionario competente para otorgarla o certificar su contenido; o, la copia simple de la misma cotejada en los términos previstos en la ley N° 19.088. Finalmente, se hace presente que el artículo 15 de la resolución N° 11, de 2016, de esta Contraloría General, derogó la resolución N° 554, de 2014, que incidía en la misma materia, y a la cual el servicio recurrente alude en su consulta. Transcríbase a la División de Personal de la Administración del Estado de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud.

nombre reservado

Contralor General de la República