Rol de las Contralorías Regionales en la transmisión electrónica de datos municipales

N° 41.704 Fecha: 03-VIII-2009 A raíz de una consulta que formulara la Contraloría Regional de Antofagasta, esta División de Contabilidad ha estimado pertinente formular algunas precisiones respecto de las acciones que les corresponderá desarrollar a las Oficinas Regionales de este Organismo Contralor, derivadas de la instrucción que se contiene en el oficio CGR N° 035461, de 2009, específicamente, en cuanto establece con el carácter de obligatorio el envío de informes contables y de los presupuestos municipales, vía transmisión electrónica de datos, o en medios magnéticos, disquete o CD, los cuales deberán ser preparados en código ASCII, según los formatos de archivo a los que se hiciera referencia.

Así, entonces, cabe reseñar, entre otras, determinadas actividades que dichas Oficinas deberán seguir efectuando en el ámbito contable:

1.- El carácter de obligatorio establecido para la información en análisis, por la citada instrucción, rige a contar del segundo semestre del año en curso, por lo que las Oficinas Regionales de la especie deberán seguir requiriendo y recepcionando toda la información que los municipios envíen respecto de la gestión anterior a esa data, la que deberá ser validada y derivada a este Nivel Central.

2.- Con el objeto de que las Contralorías Regionales mantengan el control acerca de la información contable y presupuestaria, y exijan el cumplimiento de las normas técnicas que les resulten aplicables, deberán comunicar a las municipalidades de sus respectivas jurisdicciones una dirección de correo electrónico, para que éstas, a su turno, les remitan copia de los archivos que envíen a esta Sede Central.

3.- Las Oficinas Regionales mantienen la responsabilidad de exigir el cabal cumplimiento de todas las instrucciones relativas al sistema de contabilidad general de la Nación, especialmente en lo referido a los plazos para la remisión de los informes contables y de presupuestos a esta Sede Central.

4.- Aun en el caso que la División de Contabilidad les comunique las deficiencias e imprecisiones que detecte en la validación de los citados archivos, cada Contraloría Regional al contar con aquéllos podrá, a su vez, efectuar sus propias revisiones y conformar bases de datos que les permitan contar con información actualizada para el ejercicio de sus demás funciones.

5.- Por otra parte, cada Contraloría Regional cuenta con acceso directo al Sistema de Contabilidad General de la Nación, SICOGEN, pudiendo obtener de este modo toda la información de los servicios públicos y municipalidades de su jurisdicción que posibilita la actual estructura del aludido Sistema.

6.- Asimismo, resulta oportuno recordar que esas Oficinas tienen a su cargo las acciones destinadas a hacer exigibles la aplicación y cumplimiento de la normativa contable, y la verificación en terreno, a través de las correspondientes auditorías, de la certeza y confiabilidad de los datos que se suministren en los informes contables y de presupuestos proporcionados por los municipios.

7.- Por último, les corresponde asumir las labores de asesoría, capacitación y atención de las consultas que sobre estas materias les formulen los municipios y demás entidades de sus respectivas jurisdicciones, sin perjuicio de la debida coordinación que deberán mantener con esta Sede Central, especialmente para atender cualesquier asunto que deba ser resuelto a este nivel.

Por orden del Contralor General de la República nombre reservado

Contador-Auditor Jefe División de Contabilidad