Eliminación de documentos en la Dirección de Contabilidad y Finanzas del MOP de Magallanes

N° 3.538 Fecha: 20-I-2010 La Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena ha remitido una presentación de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas de dicha región, mediante la cual expone que como producto de sus operaciones habituales acumula en sus bodegas una gran cantidad de documentos, por lo cual solicita que esta Contraloría General autorice la eliminación de los comprobantes de egresos, ingresos y traspasos, y de las conciliaciones bancarias, correspondientes al período 1995 a 2003, que se indican en nómina adjunta.

Consulta, además, esa Contraloría Regional acerca del efecto que ha tenido la dictación de la ley N° 20.285 en la preceptiva vigente sobre eliminación de documentos.

En relación con el primer asunto planteado cabe consignar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos.

A su vez, en concordancia con las precitadas normas legales este Organismo Fiscalizador ha emitido una circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981.

Ahora bien, respecto de los documentos a que se refiere la peticionaria, cabe manifestar que con arreglo a lo ordenado en el referido artículo 21 de la ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por esta Entidad de Control y aprobadas las cuentas en que inciden, supuestos que según lo expresado por esa Contraloría Regional no concurren en la especie.

Atendido lo expuesto, no corresponde que esta Entidad Fiscalizadora otorgue la autorización solicitada.

Finalmente, respecto de la incidencia que, en los preceptos referentes a la eliminación de documentos, tendría la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, contenida en el artículo primero de la ley N° 20.285, cabe señalar que mediante el dictamen N° 68.963, de 2009, el cual fue transcrito a esa Contraloría Regional, se informó acerca de dicha materia.

nombre reservado

Contralor General de la República