Procedimiento para la eliminación de documentos por las municipalidades

N° 25.461 Fecha: 02-V-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de San Ramón, informando que el municipio ordenó la destrucción de copias de decretos de pago, copias de órdenes de compra, rendiciones, facturas, boletas y copias de decretos alcaldicios correspondientes a los años 1995, 1996, 1997, 2000 y 2001. Como cuestión previa, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, establece que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la citada ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En el mismo sentido, el numeral 2 del título II del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un periodo de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un tiempo mayor. A su turno, es dable manifestar que sólo los documentos relacionados con el examen de cuentas que efectúa este Ente Fiscalizador, corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de esta Contraloría General para su eliminación, debiendo la entidad edilicia, en su caso, acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General -toda vez que ello, de acuerdo a lo preceptuado por la jurisprudencia administrativa existente, entre otros, en los dictámenes N°s. 37.995 de 2009 y 5.978, de 2012, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación-. En este contexto, es del caso manifestar que no resulta posible emitir un pronunciamiento acerca de lo informado por ese municipio, por cuanto este no ha acompañado la totalidad de los antecedentes enunciados en el párrafo precedente, lo que deberá considerar esa entidad edilicia en sus actuaciones y presentaciones futuras.

nombre reservado

Contralor General de la República