Rendición de cuentas de aportes privados mediante copias autentificadas de documentos tributarios

N ° 19.083 Fecha: 30-VII-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General el entonces Director Regional de Magallanes y de la Antártica Chilena del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes solicitando la autorización del artículo 4° de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, para que el ejecutor privado Centro de Estudios Cuaternario Fuego, Patagonia y Antártica rinda cuentas del proyecto del Fondo Nacional de Desarrollo Cultural y las Artes N° 415853 con fotocopias autentificadas de los documentos tributarios originales, atendido que tras su revisión, solicitó su devolución para mantenerlos en su poder.

Sobre el particular, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de acuerdo con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

A su vez, de conformidad con el artículo 27 de la aludida resolución, y la jurisprudencia de este origen, contenida en el dictamen N° 10.650, de 2015, se debe recordar que, tratándose de aportes a privados, la inversión de los recursos por tales entes privados es examinada por esta Institución de Fiscalización en la sede de la unidad operativa otorgante.

Por otra parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. Al respecto, el Servicio de Impuestos Internos se ha pronunciado mediante sus oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia.

En este contexto, este Órgano Fiscalizador ha determinado, a través de sus dictámenes N°s. 39.842 y 67.332, de 2016, entre otros, que con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de caudales públicos pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder.

Por lo tanto, corresponde conceder la autorización para que la Subsecretaría de las Culturas y las Artes -sucesora y continuadora legal del organismo público solicitante- mantenga las fotocopias autentificadas por un notario público de los documentos tributarios originales en la rendición de cuentas del proyecto N° [cuenta reservada], para poder devolver estos últimos al ejecutor privado.

Por último, y tal como lo ha manifestado esta Entidad de Control mediante su dictamen N° 10.650, de 2015, se debe hacer presente que la mencionada autentificación solo pueden efectuarla aquellas personas a las cuales la ley les confiere la calidad de ministros de fe -las que podrán formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como sucede, en el caso por el que se consulta, con los notarios públicos-, o bien, por los funcionarios públicos que sean designados por la autoridad competente.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralora General de la República Subrogante