Rendición de cuentas mediante fotocopias autentificadas ante pérdida de documentos originales

N° 15.350 Fecha: 20-VI-2018 El entonces Ministro Presidente del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes (CNCA) solicita autorización a esta Contraloría General para rendir cuentas mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas de la documentación original de la rendición de cuentas del programa “Liberando Talento” financiado con la suma de $32.000.000 que le transfirió al ejecutor Corporación Cultural Balmaceda Doce Quince.

Explica que existe constancia de que el receptor privado cumplió con entregar el informe de rendición de cuentas junto con la documentación original fundante del gasto dentro del plazo fijado en el convenio de transferencia de recursos, aprobado mediante la resolución exenta N° 1.466, de 2016, del organismo requirente, pero que el expediente físico se extravió sin que dicha pérdida resulte imputable a esa corporación.

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades.

A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución N° 30, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

En tal sentido, tal como lo ha manifestado esta Contraloría General en sus dictámenes N°s 19889, de 2012, y 79420, de 2014, el examen de cuentas es un control a posteriori cuya finalidad es comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, razón por la cual resulta indispensable que las cuentas que se rindan se encuentren debidamente documentadas y que los antecedentes que las respaldan sean pertinentes y auténticos, a fin de acreditar la inversión o gasto en que se ha incurrido.

Por tanto, atendido que la pérdida de los documentos comprobatorios por parte del CNCA obedeció a una causal no imputable al receptor privado, esta Contraloría general no advierte inconveniente en que la Subsecretaría de las Culturas –sucesora y continuadora legal de este último organismo-, reconstituya el expediente a través de copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de recopilar todas las demás pruebas que permitan arribar a la convicción de que los fondos fueron destinados a los fines correspondientes, como por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a la expensas que se rinden o se realizaron las actividades financiadas, listados de asistentes y otros similares.

Saluda atentamente a Ud.

nombre reservado

Contralor General de la República