Eliminación de documentación municipal y autorización del alcalde

N° 1.333 Fecha: 09-I-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General, el Alcalde de la Municipalidad de Macul, a través del oficio N° A­4.646, de 2007, señalando que en el Departamento de Administración y Finanzas, específicamente en el archivo de la Tesorería Municipal, se ha acumulado documentación de una data anterior al año 2000, lo que significa que dicho municipio no cuenta con espacio físico adecuado para resguardar la información más reciente.

Atendiendo a la necesidad de organizar dicho archivo, solicita autorización para proceder a la eliminación de comprobantes de ingreso y de egresos municipales, documentos contables, estados diarios de fondos, de cajas municipales y antecedentes relativos a rendiciones de cuentas.

Como cuestión previa, cumple con manifestar que de acuerdo a lo precisado por esta Entidad de Control, entre otros, en el dictamen N° 30.545, de 2002, tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con las municipalidades, la autorización para eliminar documentación de sus archivos, corresponde otorgarla al jefe superior del servicio, en este caso, al alcalde.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, según el cual el Contralor General, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, Igualmente, la citada ley N° 10.336, en el inciso segundo del artículo 21, establece una regulación especial respecto de la eliminación de los libros, documentos, registros y cuentas relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la beneficencia pública, los cuales solamente pueden ser destruidos después de tres años de su revisión definitiva, a menos que el Contralor considere de especial interés conservarlos.

Asimismo, este Órgano Superior de Fiscalización, por oficio N° 28.704, de 1981, impartió instrucciones relativas a las disposiciones legales y recomendaciones en materia de eliminación de documentos, vigente a la fecha y plenamente aplicable ante las consultas que formulen los municipios del país.

En consecuencia, de lo anteriormente señalado, se concluye que corresponde que el recurrente, adopte las iniciativas y acciones en materia de eliminación de documentos con sujeción a las instrucciones antes mencionadas y a los dictámenes N°s 30.545, de 2002, 29.820, de 2003, sobre la misma materia, que se adjuntan para una mejor comprensión de ella.