Autorización para rendir cuentas con documentación electrónica o digital de recursos públicos transferidos

N° 10.266 Fecha: 20-IV-2018 La Ministra del Deporte solicita autorización para que las entidades del sector privado que señala le rindan cuentas de los recursos públicos que les transfiere con documentación electrónica o en formato digital, con el objeto de mejorar la recepción y revisión de los antecedentes de respaldo.

Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades.

A su turno, el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, dispone que todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas.

En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello.

Por otra parte, el inciso primero de su artículo 5° dispone que los órganos públicos que estén obligados a rendir cuentas ante esta Contraloría General podrán hacerlo con documentación electrónica o en formato digital, previa autorización de este Organismo de Control, mientras que su inciso cuarto especifica que los digitales podrán aceptarse en subsidio de los originales siempre que estén autentificados por el ministro de fe o funcionario autorizado para ello.

Acorde con lo anterior, el artículo 6° de la aludida resolución N° 30, regula la autorización para rendir cuentas con documentación electrónica o en formato digital, y su inciso primero exige efectuar la respectiva solicitud por escrito, indicando las razones que motivan la presentación y las características del sistema automatizado de información que se pretende utilizar.

Seguidamente, el inciso segundo de este último artículo establece que para otorgar dicha autorización, “la Contraloría General verificará que las técnicas y medios electrónicos del servicio (…) fiscalizado sean compatibles con los que ella utilice y que los sistemas automatizados de tratamiento de la información en que se almacena la documentación electrónica o digital pertinente, cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. Además, podrá fijar requerimientos mínimos con el fin de asegurar tales características”.

De este modo, cumple con remitir una copia de esta presentación al Comité de Rendición Electrónica de Cuentas, entidad funcional que fue creada por la resolución exenta N° 2.101, de 2016, de este origen, con el propósito que dicho equipo de trabajo verifique la existencia de un sistema automatizado de información que cumpla con los requisitos y condiciones antes referidos y, en definitiva, determine la pertinencia de proponer el otorgamiento del permiso de que se trata.

Saluda atentamente a Ud., nombre reservado

Contralor General de la República